Arbeiten, tagen und feiern ohne Angst vor Corona – geht das?
Wir stellen Ihnen in diesem kleinen Blog Beitrag die Top Themen und Dimensionen vor, die Sie beachten müssen, wenn Sie in Zeiten von COVID-19 ein Event planen.
Durch das Coronavirus (Covid-19) hat sich nicht nur in unserem Alltag, sondern gerade auch in der Eventbranche vieles verändert. Bei der Planung Ihres Events sollten Sie ein sicheres Hygienekonzept für Sie und Ihre Besucher aufstellen. Wir von aveato helfen hier gerne mit einer gratis Corona Beratung. Schreiben Sie unserem Corona Berater Paul eine Mail und erfahren Sie mehr über unser Beratungsangebot.
COVID-19 ändert das Miteinander und die Arbeitswelt: Homeoffice und Abstandhalten sind angesagt. Doch nun kehren die Mitarbeiter – zumindest etappenweise und teilweise verunsichert – ins Büro zurück. Für Führungskräfte in Unternehmen bedeutet das: Sie müssen Sicherheit an allen Arbeitsplätzen und Standorten gewährleisten. Doch um Abstandsregeln einhalten zu können, muss das Arbeitsumfeld oft neu gedacht und umstrukturiert werden, beispielsweise mit neuen Wegeführungen. Ebenso wichtig sind eindeutige Informationen, unter anderem darüber, welche Bereiche wann zuletzt gereinigt wurden und wie man sich am schlausten im Büro verpflegt. Der gemeinsame Lunch in der Teeküche ist hier im Moment keine gute Idee. Wir von aveato haben unser Sortiment umgestellt und bieten viele leckere einzelverpackte Tellergerichte, Lunch Bags und Mini Meeting Platten in Business Catering Qualität.
Doch wie geht es nun weiter? Aus den Verordnungen und Allgemeinverfügungen der Bundesländer lässt sich ableiten, dass die Wiederaufnahme der Veranstaltungsdurchführung, sozusagen rückwärts analog zu den Einschränkungen, stufenweise erfolgen wird.. Wichtig ist es als Event Manager oder Office Manager, sich schon jetzt damit zu beschäftigen, welche Auflagen von Seiten der Behörden kommen könnten, um veränderte Bedürfnisse der Mitarbeiter oder Event-Teilnehmer zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um zum einen die Kunden und Kollegen zu überzeugen Veranstaltungen wieder durchzuführen und zum anderen die Teilnehmer bzw. Besucher wieder dazu zu veranlassen diese Veranstaltungen dann auch zu besuchen.
Aktuell wird ja von Seiten der Politik suggeriert, dass das Besuchen von Veranstaltungen potentiell gefährlich ist. Dies ist natürlich per se nicht der Fall und daher wollen wir dem Gefühl der Verunsicherung entgegenwirken!
Wir stellen vor: Corona sichere Locations
Wir wollen Ihnen in loser Folge Corona sichere Locations für Ihre Events vorstellen. Neben einem Corona sicheren Konferenz Catering von aveato sind die Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen wie die Gewährleistung der Abstandsregeln und weitere corona-konforme Vorkehrungen der Eventlocation für ein sicheres Event von höchster Wichtigkeit.
Der HELIX HUB in der Invalidenstraße 130 in Berlin nimm als Life Science und Pharma Hub hier natürlich eine Vorreiterrolle ein. Wir haben mit dem Helix Hub Event Space Manager Felix Rosenberger gesprochen, um zu erfahren: Was sind die Top Themen, die man aktuell beachten müssen, wenn man mit COVID-19 ein Event plant und wie werden diese Themen im HELIX HUB aktuell umgesetzt?
Teilnehmermanagement & Organisationsstruktur für Events
Nutzen Sie ein digitales Teilnehmermanagementsystem, das entsprechende Auswertungsmöglichkeiten bietet. Hier gibt es bereits eine Fülle an Software und Apps. Wichtig wird das sein, um die Nachverfolgung von Infektionsketten zu gewährleisten und um Besuchern und Behörden eine größtmögliche Transparenz zu bieten. Bei kleinen Veranstaltungen, kann eine entsprechend aufbereitete Excel Tabelle ausreichen.. Schaffen Sie auf jeden Fall eine besondere Organisationsstruktur innerhalb Ihres Teams hinsichtlich COVID-19.
Klären Sie Verantwortlichkeiten und halten sie diese fest, etwa in einem Organigramm. Erstellen Sie Listen mit allen erforderlichen Ansprechpartnern und Verantwortlichen. Dies alles im Hinblick auf den Normalbetrieb, den Notfallbetrieb und nun besonders auch im Hinblick auf das Infektionsrisiko.
Personendichte & Crowdmanagement während der Veranstaltung
Was „social distancing“ ist weiß ja nun jeder. Aktuell empfehlen wir die mögliche Personendichte zu reduzieren. Zum Einen aufgrund einer behördlichen Auflage, aber ganz besonders auch um die sozialen Bedürfnisse aller an der Veranstaltung Beteiligten zu berücksichtigen.
Wartesituationen sind nach Möglichkeit zu vermeiden, um hohe Personendichten gar nicht erst entstehen zu lassen. Hier müssen wir also Einlass- oder Registrierungssituationen überdenken. Vielleicht ist es ratsam mehrere Counter einzurichten, um Warteschlangen zu vermeiden. Ebenso verhält es sich mit Cateringstationen. Hier gilt es räumlich getrennte Stationen einzurichten, einzelverpackte Speisen anzubieten. Spuckschutzwände zu installieren und nur Service Personal mit Mundschutz und Handschuhen einzusetzen sowie Tischflächen laufend zu desinfizieren.
Eine weitere Möglichkeit zur Reduzierung der Personendichte ist ein größerer Abstand bei der Bestuhlung. Diese crowdmanagement Maßnahmen sind relativ einfach umzusetzen, müssen aber jetzt schon bedacht werden, wenn man Veranstaltungen plant. Einerseits lassen sich Räume nicht unbegrenzt erweitern oder Personal nicht unbegrenzt aufstocken. Zum Anderen sind das Kostenfaktoren, die man in der Budgetierung berücksichtigen muss.
Hygienemaßnahmen & Besucherinformationen auf Veranstaltungen
Das Aufstellen von Handdesinfektionsspendern gehört zum Standard und vermittelt den Teilnehmern und Besuchern ein entsprechendes Gefühl der Fürsorge und Umsicht!
Weiterhin ist wichtig die Reinigungsintervalle von Toiletten und Türgriffen zu erhöhen sowie das Lüften der Räume öfter durchzuführen. Flankierende Maßnahmen sind Hinweise und Schilder, die auffordern Mundschutz zu tragen, bei Krankheitssymptomen die Veranstaltung zu verlassen, sowie die Niesetikette und mindestens 1.5 Meter Abstand einzuhalten. Alle genannten Vorgaben müssen kommuniziert werden. Je transparenter Sie vorgehen, desto eher besuchen Leute Ihre Veranstaltung bzw. desto eher bekommen Sie eine eventuell erforderliche Genehmigung. Das oben angesprochene Teilnehmermanagementsystem ermöglicht Ihnen eine einfache und zielgruppengerechte Kommunikation mit den Teilnehmern.
Die Besonderheiten im Programmablauf, beim Einlass, das Vermeiden von Warteschlangen, das richtige Niesen, das häufige Händewaschen, das Abstandhalten, etc. muss dauernd vor und während der Veranstaltung den Teilnehmern kommuniziert werden.
Wann geht es zurück ins Büro? Und wenn ja – wie?
Ein wesentliches Kriterium für die Rückkehr an den Arbeitsplatz ist die Einhaltung der Anforderungen an ‘Social Distancing’. Möglich wird dies durch Planung und Zuweisung von Arbeitsplätzen, die den Abstandsregeln entsprechen. Große Büros oder brauchen Funktionen, mit denen sich mögliches Gedränge besser einschätzen und Gegenmaßnahmen planen lassen. Stichwort: Dichte-Management. Damit kann beispielsweise der Zugang zu gemeinsam genutzten Räumen wie Konferenzräumen, Teeküchen und anderen Gemeinschaftsbereichen geregelt werden.
Meetings in Corona Zeiten
Die Corona-Pandemie hat die Geschäftswelt auf den Kopf gestellt. Viele Unternehmen mussten sich neu organisieren: Wer kann, arbeitet im Home Office und Meetings finden fast ausschließlich digital statt. Doch mit den aktuellen Lockerungen der Corona-Einschränkungen ist es Mitarbeitern und Geschäftspartner nun endlich wieder möglich, sich persönlich zu treffen und zu reisen. Am sichersten ist dies in einer Location, die sich den aktuellen Gegebenheiten angepasst und umfangreiche Hygienekonzepte entwickelt hat. Neben der Location selbst müssen sich auch die Meeting-Teilnehmer der Situation anpassen und ein paar Corona-Verhaltensregeln beachten.
Tipps & Hinweise für ein sicheres Meeting
Es gibt keine Einschränkungen in Bezug auf die Teilnehmerzahl eines Meetings! Wichtig ist das Einhalten der Abstandsregeln sowie das Tragen eines Mund- und Nasenschutzes. Weisen Sie im Vorfeld des Meetings zudem die Teilnehmer darauf hin, Ihre eigenen Schreibutensilien, Laptops oder Tablets mitzubringen. Auch wenn Sie während des Meetings mit genügend Sicherheitsabstand keine Maske tragen müssen, so sollten Sie dies beim Betreten der Location bis zum Platz nehmen im Meetingraum tun. Sie bewegen sich durch einen öffentlichen Raum, in dem das Tragen der Maske vorgegeben ist. Beim Meeting selbst können Sie, entsprechender Abstand vorausgesetzt, Ihre Maske wieder absetzen.
Weisen Sie gegebenenfalls in der Einladung zum Meeting die Teilnehmer nochmals auf den Hygieneschutz hin und geben Sie folgende Ratschläge mit auf den Weg:
- Regelmäßiges Händewaschen: vor dem Meeting, nach dem Naseputzen, Niesen oder Husten, vor und nach dem Essen sowie nach dem Toilettengang.
- Niesen oder husten Sie in die Armbeuge oder in ein Taschentuch – und entsorgen Sie das Taschentuch anschließend in einem Mülleimer.
- Vermeiden Sie es, mit den Händen in ihr Gesicht zu fassen.
- Achten Sie auf eine optimale Belüftung des Meetingraumes. Tagen Sie mit offenen Fenstern.
- Verteilen Sie Desinfektionsmittel an die Teilnehmer.
- Vermeiden Sie direkten Körperkontakt
- Fragen Sie im Vorfeld die Teilnehmer was sie essen möchten und organisieren Sie das passende Meeting Catering.
Auch wenn Sie sich freuen, Ihre Kollegen oder Geschäftspartner endlich wieder sehen zu dürfen, vermeiden Sie Berührungen. Verzichten Sie bei der Begrüßung auf Händeschütteln, Umarmungen und jeglichen Körperkontakt, um sich selbst und Ihre Mitmenschen zu schützen.
Verpflegung & Corona sicheres Catering während des Meetings
Einen Kaffeeautomaten, Wasserkocher oder ein kleines Fingerfood-Buffet, an dem sich die Meeting-Teilnehmer bedienen können, darf es Hygieneschutz-rechtlich derzeit nicht geben. Sollte die Location keinen Service anbieten, bei dem die Teilnehmer jederzeit individuell bedient werden können, besprechen Sie zum Beispiel im Vorfeld des Meetings mit dem Service-Team eine Art “Lunch-Bag”, oder Mini Meeting Platten To Go die dann für jeden einzelnen Teilnehmer an den Platz gestellt wird.
Hier können Sie das passende Meeting Catering in Corona Zeiten gleich online bestellen. Ihr aveato Catering wird hygienische gekocht und ausgeliefert sowie kontakt- & bargeldlos übergeben.
Also keine Angst vor Events. Umsichtig geplant und gut organisiert stellen Events keine größere Gefahr als der Alltag dar sich mit Corona zu infizieren!
